Kort antwoord
Een digitale werkbon is een werkbon die je op je telefoon invult in plaats van op papier. Hij bevat klant, werken, materialen, uren en een handtekening. Hij is wettelijk geldig in België en Nederland en vormt direct de basis van je factuur. Dat bespaart gemiddeld 4 tot 8 uur administratie per week.
Kernpunten
- Een digitale werkbon met handtekening is rechtsgeldig als bewijs van uitgevoerde werken.
- Bewaar werkbonnen 7 jaar, net als facturen.
- De digitale werkbon wordt met één klik een factuur: geen dubbel invoerwerk.
- Foto's en een klanthandtekening voorkomen discussies achteraf.
Wat is een digitale werkbon?
Een digitale werkbon is de elektronische versie van het klassieke papieren werkbonnenboekje. Je vult hem in op je telefoon of tablet, ter plaatse bij de klant. De inhoud blijft hetzelfde: wie, wat, waar, welke materialen, hoeveel uren en een handtekening van de klant.
Het verschil zit in wat er daarna gebeurt. Een papieren werkbon belandt in de bestelwagen en wordt 's avonds of in het weekend overgetypt. Een digitale werkbon is meteen klaar: de factuur is één klik verder.
De voordelen op een rij
- Geen dubbel werk. De werkbon wordt de factuur. Je typt niets over.
- Niets kwijt. Geen verloren blaadjes of onleesbare krabbels.
- Sneller betaald. De factuur vertrekt dezelfde dag nog.
- Bewijs bij discussie. Foto's en een handtekening van de klant zitten erbij.
- Professioneel. De klant krijgt een net document in plaats van een carbonvel.
- Werkt offline. Met een app zoals Aiply ook in kelders zonder bereik.
Wat staat er op een werkbon?
- Je bedrijfsgegevens: naam, adres, ondernemingsnummer of KvK-nummer.
- Klantgegevens: naam, adres en eventueel een contactpersoon.
- Datum en adres van de werf.
- Omschrijving van de uitgevoerde werken.
- Gebruikte materialen met aantallen en prijzen.
- Gewerkte uren.
- Foto's van de situatie voor en na.
- Handtekening van de klant ter goedkeuring.
Bekijk een concreet voorbeeld van een professionele werkbon of maak direct zelf een gratis werkbon.
Wettelijke aandachtspunten
Een werkbon is geen wettelijk verplicht document, maar wel een belangrijk bewijsstuk. Drie regels om te onthouden:
- Handtekening. Een digitale handtekening van de klant is rechtsgeldig in België en Nederland. Hij bewijst dat de klant de werken heeft goedgekeurd.
- Bewaartermijn. Bewaar werkbonnen 7 jaar, net als je facturen. In Nederland geldt 10 jaar voor werken aan onroerend goed.
- Factuur volgt. De werkbon vervangt de factuur niet. De wettelijke eisen voor je factuur lees je in onze gids over factuurvereisten in België en Nederland.
Stappenplan: van werf tot factuur
Start de klus
Kies de klant en start de timer. Je uren lopen automatisch mee.
Registreer materialen
Scan de QR-code op je materialen of kies ze uit je artikelenlijst.
Neem foto's
Fotografeer de situatie voor en na. Bewijs bij latere discussies.
Laat de klant tekenen
De klant tekent op je scherm. De werkbon is nu een geldig bewijsstuk.
Maak de factuur
Eén klik zet de werkbon om naar een factuur met alle wettelijke velden.
Verstuur en ontvang betaling
Verstuur de factuur met betaal-QR. De klant betaalt met zijn bank-app.
Praktijkvoorbeeld
Een loodgieter met 15 klussen per week bespaart met deze flow gemiddeld 6 uur per week. Dat is een volledige werkdag, elke week opnieuw.
Veelgestelde vragen
Lees verder in onze gidsen
Beste werkbon software voor installateurs
Eerlijke vergelijking van Aiply, Teamleader, Jobman, Syntess, Odoo en Excel.
Wat kost werkbon- en facturatiesoftware?
Transparante prijzen, verborgen kosten en rekenvoorbeelden per bedrijfsgrootte.
Factuurvereisten België en Nederland
Alle verplichte vermeldingen, btw-tarieven en verlegging voor installateurs.
Administratie voor installateurs
Van offerte tot betaling: zo organiseren moderne installateurs hun administratie.