Kort antwoord
Goede administratie voor een installateur bestaat uit zes stappen: offerte, werkbon, factuur, betaling, boekhouding en opvolging. Wie die stappen in één flow op zijn telefoon doet, bespaart 4 tot 8 uur per week en wordt sneller betaald. Papier en Excel kosten die tijd wel.
Kernpunten
- Eén flow van offerte tot betaling voorkomt dubbel invoerwerk.
- Factureer dezelfde dag: dat is de sterkste hefboom voor snellere betaling.
- Een betaal-QR op je factuur laat de klant meteen betalen met zijn bank-app.
- Exporteer maandelijks naar je boekhouder in UBL of CSV.
De workflow: van offerte tot betaling
Offerte
Maak een offerte met vaste artikelen en prijzen. Zo reken je consistent en snel.
Werkbon op de werf
Start de timer, scan materialen, neem foto's en laat de klant tekenen.
Factuur in één klik
De werkbon wordt de factuur. Alle wettelijke velden staan er automatisch op.
Versturen met betaal-QR
Verstuur dezelfde dag. De klant scant de QR en betaalt vanuit zijn bank-app.
Opvolgen
Zie in één oogopslag welke facturen openstaan en stuur een herinnering.
Exporteren naar de boekhouder
Exporteer per maand of kwartaal in UBL of CSV. Je boekhouder leest het direct in.
Klantbeheer zonder rommel
Leg elke klant een keer vast met naam, adres, e-mail en btw-nummer. Daarna kies je de klant bij elke werkbon en factuur uit de lijst. Geen losse kaartjes, geen zoekwerk in je mailbox. Een goede app koppelt ook toestellen en onderhoudsintervallen aan de klant, zodat je weet wanneer een ketel opnieuw aan beurt is.
Werkbonnen als fundament
De werkbon is het belangrijkste document van een installateur. Hij bewijst wat je deed, wanneer en met welke materialen. Lees alles over opbouw en wettelijke geldigheid in onze gids over digitale werkbonnen.
Facturen die meteen kloppen
Een factuur moet aan wettelijke eisen voldoen: opeenvolgende nummering, btw-tarieven en verplichte vermeldingen. Die verschillen per land. Onze gids over factuurvereisten in België en Nederland zet alles op een rij. Met software staan die velden automatisch goed.
Betalingen versnellen
- Factureer direct. Dezelfde dag factureren is de sterkste hefboom.
- Betaal-QR. Een EPC/SEPA-QR laat de klant betalen zonder overschrijving over te typen.
- Duidelijke termijn. Zet een concrete betaaldatum op de factuur.
- Herinner. Een vriendelijke herinnering na de vervaldag werkt verrassend goed.
Boekhouding: je boekhouder blij maken
Je boekhouder wil je facturen digitaal, in UBL of CSV. Exporteer maandelijks of per kwartaal en je aangifte is een formaliteit. Pakketten als Exact, SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden, Yuki en Octopus lezen die bestanden direct in. Je boekhouder kost je zo minder uren en dus minder geld.
De 1-uur-regel
Doel: maximaal 1 uur administratie per week. Lukt dat niet, dan zit er een dubbele stap in je flow. Meestal is dat het overtypen van werkbonnen.
Veelgestelde vragen
Lees verder in onze gidsen
Beste werkbon software voor installateurs
Eerlijke vergelijking van Aiply, Teamleader, Jobman, Syntess, Odoo en Excel.
Wat kost werkbon- en facturatiesoftware?
Transparante prijzen, verborgen kosten en rekenvoorbeelden per bedrijfsgrootte.
Complete gids digitale werkbonnen
Wat een digitale werkbon is, wat erop moet en hoe je van werf naar factuur gaat.
Factuurvereisten België en Nederland
Alle verplichte vermeldingen, btw-tarieven en verlegging voor installateurs.