E-facturatie België 2026: alles wat je moet weten

Kort & krachtig

• Wat: verplichte gestructureerde e-facturatie via Peppol BIS Billing 3.0 voor alle B2B-transacties.
• Wanneer: 1 januari 2026.
• Voor wie: alle in België gevestigde btw-plichtigen, inclusief KMO's en eenmanszaken.
• Niet voor: B2C (consumenten), btw-vrijgestelde sectoren artikel 44 (zoals dokters), failliete ondernemingen.
• Stimulans: 120% investeringsaftrek + 20% verhoogde kostenaftrek voor e-facturatiesoftware (2024–2027).
• Sanctie: €1.500 tot €5.000 boete + verlies btw-aftrek bij de ontvanger.

Wettelijke basis

De Belgische verplichting is gebaseerd op:

• Wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het Btw-wetboek (Belgisch Staatsblad 20 februari 2024).
• Artikel 53, §2 W.Btw: definieert dat een factuur tussen btw-plichtigen verplicht in gestructureerde elektronische vorm moet worden verstuurd vanaf 1 januari 2026.
• KB van 9 maart 2024: technische uitvoeringsbepalingen, Peppol BIS Billing 3.0 als standaard.
• Programmawet van 22 december 2023: voert de verhoogde investeringsaftrek en kostenaftrek voor e-facturatie-software in.

De wet werd goedgekeurd onder de regering De Croo en bevestigd onder de regering De Wever. Een uitstel is uitgesloten; ook EU-druk via de ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) maakt teruggang onmogelijk.

Tijdlijn 2024–2028

Voor wie geldt het?

De mandate raakt iedere in België gevestigde btw-plichtige:

• Eenmanszaken (zelfstandigen, vrije beroepen die btw aanrekenen).
• Vennootschappen (BV, NV, CommV, VOF…).
• VZW's met btw-activiteit.
• Buitenlandse vennootschappen met BE-vestiging of BE-btw-nummer.
• Kleine ondernemingen onderworpen aan de vrijstellingsregeling (omzet < €25.000): enkel ontvangstplicht, geen verzendplicht zolang ze zelf geen btw aanrekenen.

Uitzonderingen & B2C

De volgende transacties vallen niet onder de mandate:

• B2C: facturen aan particuliere consumenten (PDF/papier blijft toegestaan).
• Btw-vrijgestelde sectoren artikel 44 W.Btw: bv. medische beroepen, scholen, sociale diensten, bepaalde verzekeringen.
• Failliete ondernemingen: tijdens de vereffening.
• Specifieke afwijkingen bepaald per KB voor noodgevallen of pilootsectoren.

Hermes & Mercurius - wat is wat?

De Belgische federale overheid biedt twee gratis Peppol-platformen aan, beheerd door FOD BOSA:

• Hermes: een gratis basis-Access Point voor zenders. Stuur tot 100 facturen per maand zonder kosten. Ideaal als noodoplossing of voor zeer kleine ondernemers, maar zonder integratie in je boekhouding.
• Mercurius: het inbox-platform voor inkomende facturen aan de federale overheid en gewesten. Hier komen je B2G-facturen aan.

Voor commerciële B2B-stromen wordt sterk aanbevolen om een Peppol-ready facturatiesoftware te gebruiken (Aiply, Yuki, Horus, Octopus, BillTobox, Exact, Odoo, Teamleader…) zodat je facturen, boekhouding én klantenbeheer in één tool zitten. Hermes is een fall-back, geen lange-termijnoplossing.

Je KBO als Peppol-ID

In België is je Peppol-ID standaard opgebouwd als:

0208:<KBO-nummer zonder punten>

Voorbeeld: KBO 0888.875.571 wordt Peppol-ID 0208:0888875571. De code 0208 is de ISO 6523 scheme identifier voor "Belgian Crossroads Bank for Enterprises". Voor btw-nummers (BE0xxx.xxx.xxx) bestaat ook scheme 9925, maar 0208 is de officiële standaard voor BE in Peppol BIS 3.0.

Jouw boekhoudsoftware vult dit automatisch in op basis van je KBO-nummer. Voor klanten kan je hun Peppol-ID opzoeken in de publieke Peppol Directory.

Fiscale stimuli - gebruik ze nu

De Belgische overheid zet financiële wortelen in om de overgang te versoepelen. Geldig 2024–2027:

1. Verhoogde investeringsaftrek 120%

Investeer je in software, hardware of consultancy voor Peppol-conforme e-facturatie? Dan mag je 120% van het investeringsbedrag aftrekken van je belastbare winst (in plaats van 100%). Geldt voor vennootschappen.

2. Verhoogde kostenaftrek 20% extra (totaal 120%)

Voor abonnementskosten op e-facturatiepakketten (zoals Aiply) krijg je 20% verhoogde aftrek. Concreet: een Aiply Pro-abonnement van €29,99/maand (€359,88/jaar) levert €71,98 extra fiscale aftrek op. Geldt voor eenmanszaken en KMO's.

3. KMO-portefeuille (Vlaanderen)

Vlaamse KMO's kunnen via de KMO-portefeuille tot 30% subsidie krijgen op opleiding en advies rond e-facturatie en digitalisering, met een maximum van €7.500 per jaar.

Sancties & boetes

Niet-naleving wordt vanaf 1 januari 2026 actief gehandhaafd:

• Geldboete €1.500 bij eerste overtreding (PDF-factuur naar btw-plichtige zonder geldige reden).
• €3.000 bij tweede overtreding binnen 2 jaar.
• €5.000 bij elke volgende overtreding.
• Btw-aftrek geweigerd bij de ontvanger: jouw klant kan de op de PDF vermelde btw niet recupereren - wat een directe schadeclaim aan jouw adres betekent.
• Reputatieschade: grote opdrachtgevers en boekhoudkantoren weigeren leveranciers die niet Peppol-compatible zijn.
• Strafrechtelijke vervolging: bij systematische ontwijking of bewuste fraude (zelden, maar mogelijk).

De FOD Financiën heeft aangekondigd dat 2026 een "soft enforcement" jaar wordt: de eerste maanden ligt de focus op informeren en waarschuwen. Vanaf de tweede helft van 2026 starten effectieve controles en boetes.

Checklist in 5 stappen

1. Vul je KBO-nummer correct in in je facturatiesoftware. Dit wordt automatisch je Peppol-ID (0208:KBO).
2. Vul je IBAN in zodat de betaalinstructie correct in BIS 3.0 staat.
3. Verzamel KBO/btw-nummers van je B2B-klanten. Eén weekend werk, levert maanden gemak op.
4. Stuur een testfactuur naar een bevriende klant in januari 2026 en check de afleverstatus (MLR).
5. Activeer Peppol-verzending standaard en informeer je boekhouder over je nieuwe workflow.

Veelgestelde vragen